Atendimento, orçamentos e serviços
Como organizar documentos por competência no portal do cliente contábil
O portal pode transformar cada documento esperado em uma solicitação. A equipe sabe o que foi recebido, o que ainda falta e quem precisa conferir antes de concluir a etapa.
Defina a lista de solicitações por perfil
Separe empresas que enviam documentos parecidos. Em cada solicitação, informe competência, tipo de arquivo, prazo e instrução de envio. Use nomes que o cliente reconheça e deixe claro em qual área ele consulta uma pendência.
Registre a conferência e a substituição
Teste um documento enviado na competência errada e outro substituído após revisão. Preserve a sequência de versões, identifique qual arquivo foi aprovado e registre o motivo quando a equipe pedir novo envio.
Confira a separação das empresas no portal
Use duas empresas de teste e uma conta responsável por mais de uma. Verifique se o usuário escolhe a empresa correta antes de enviar e se cada equipe vê somente as solicitações necessárias. Combine como o portal exporta os documentos aprovados para o software usado pelo escritório.